Что учесть бюджетным организациям при составлении графика отпусков на 2026 год
Чтобы не допускать нарушений при выплате отпускных, предоставляйте сотрудникам отпуск только по графику. При определенных обстоятельствах за несоблюдение такого порядка могут даже оштрафовать. Кроме того, у работника, которому отпуск предоставлен не в соответствии с графиком, появится повод для обращения в суд (решение Бийского горсуда Алтайского края от 7 октября 2025 г. по делу № 2-2205/2025, апелляционное определение Калининградского облсуда от 23 сентября 2025 г. по делу № 33-3610/2025, апелляционное определение Ленинградского облсуда от 26 августа 2025 г. по делу № 33-4265/2025).
Отсутствие утвержденного графика отпусков или невключение в него отдельных работников может стать аргументом не в пользу работодателя в случае судебного разбирательства с работником по вопросу нарушения трудовых прав последнего (решение Пензенского облсуда от 16 октября 2025 г. по делу № 7-430/2025). Судебные разбирательства в итоге могут стоить учреждению дополнительных расходов, например, на возмещение работнику морального вреда. Обязательно объясните это руководителю вашего учреждения!
При планировании и оплате отпусков учитывайте следующие правила.
Согласно ТК РФ этот документ должен быть утвержден в учреждении не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года, поэтому утвердите график отпусков до 17 декабря включительно. Более позднее утверждение графика отпусков рассматривается проверяющими и судами в качестве нарушения трудового законодательства (решение Ленинского райсуда г. Костромы Костромской области от 16 июля 2024 г. по делу № 12-174/2024, постановление Новочеркасского горсуда Ростовской области от 5 июня 2024 г. по делу № 5-133/2024). Организацию за такое правонарушение могут оштрафовать на сумму от 30 тыс. до 50 тыс. руб.И не забудьте ознакомить с графиком отпусков всех сотрудников под подпись – обязанность доведения до персонала локальных актов организации закреплена за работодателем Трудовым кодексом. На необходимость довести график отпусков до сведения всех работников Роструд указывал неоднократно. Хотя Минтруд практически в то же время высказывал противоположную позицию, которую, кстати, поддерживают и судебные инстанции (решение Центрального райсуда г. Омска Омской области от 23 сентября 2025 г. по делу № 12-307/2025, решение Ленинского райсуда г. Кирова Кировской области от 28 июля 2025 г. по делу № 2а-2648/2025). Тем не менее, несоблюдение этого требования также может стать поводом для привлечения к административной ответственности, и судебная практика полнится такими примерами (см., например, решение Центрального райсуда г. Омска Омской области от 23.09.2025 по делу № 12-307/2025, постановление Восьмого КСОЮ от 19 октября 2023 г. по делу № 16-5472/2023).
Подробнее о противоречивости мнений уполномоченных органов и судов по вопросу необходимости ознакомления работников с графиком отпусков – здесь. Исключение в этом вопросе, по мнению Роструда, составляют мобилизованные работники и добровольцы, действие трудовых договоров которых приостановлено.
В график отпусков должны быть включены все работники, состоящие с учреждением в трудовых отношениях на день утверждения графика, в том числе и те, с кем в течение 2026 года трудовые договоры будут расторгнуты, и те, кто находится в декрете, – ведь они могут прервать отпуск по уходу за ребенком в любой момент. Об этом не раз говорил Роструд. Кого еще нужно не забыть включить в график – читайте здесь. А вот мобилизованных добровольцев в график отпусков можно не включать – после возобновления трудовых договоров с ними внесете изменения в график и ознакомите с ним указанных работников. Органам власти и местного самоуправления также следует помнить, что ТК РФ предусмотрены дополнительные гарантии для мобилизованных гражданских служащих: в течение 6 месяцев после возобновления прохождения гражданской службы по заявлению служащему должен быть предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в любое удобное для него время.Можно ли не указывать в графике отпусков конкретные даты предоставления отпуска? В прошлом году Минтруд и Роструд высказывали две противоположные точки зрения по данному вопросу. Министерство аргументирует свою позицию тем, что ТК РФ не регламентирует порядок указания времени предоставления работнику ежегодного оплачиваемого отпуска – с указанием конкретного числа месяца или с указанием лишь месяца предполагаемого отпуска. Кроме того, специалисты Минтруда напомнили об определении Верховного Суда РФ, в котором указано, что законодательство не содержит положения об обязательном указании в графике очередных отпусков конкретной календарной даты начала отпуска работника. При этом Минтруд предупреждает работодателей о рисках возникновения индивидуальных трудовых споров с работником в случаях отсутствия конкретизации в графике отпусков периода отпуска работника (см. также апелляционное определение Костромского облсуда от 22 апреля 2024 г. по делу № 33-1047/2024).Роструд придерживается противоположной позиции: понятие "график" отпусков подразумевает указание в нем соответствующих периодов отпуска, период же, в свою очередь, – это конкретные даты начала и окончания. Напомним, Роструд и ранее рекомендовал при составлении графика отпусков указывать конкретную дату начала ежегодного оплачиваемого отпуска и его продолжительность.
Так что лучше все же фиксировать конкретные даты предоставления отпусков в графике, а при необходимости (и наличии обоюдного желания сторон) – вносить в график соответствующие изменения.
Обратите также внимание, что в графике отпусков необходимо указывать все дни отпуска, даже если его часть может быть позднее заменена денежной компенсацией (определение Восьмого КСОЮ от 23 июля 2025 г. № 8а-10740/2025).
Не позднее чем за 2 недели до начала отпуска предупреждайте об этом сотрудников. Для этого приглашайте их в отдел кадров и знакомьте под роспись с проектом приказа об отпуске. Сделать это можно и в электронном виде: закон об электронном документообороте предусматривает возможность передачи в электронном виде любых сообщений, исходящих как от работника, так и от работодателя, будь то заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования. Кроме того, вот уже два года работодатели и работники могут обмениваться электронными кадровыми документами через Госуслуги. Неуведомление сотрудника в установленный срок является нарушением его трудовых прав, за что он может через суд взыскать с работодателя компенсацию морального вреда (апелляционное определение Пензенского облсуда от 24 декабря 2024 г. по делу № 33-4712/2024).Кстати, если работник отказывается идти в отпуск по графику, его можно наказать.
Подписанный руководителем приказ о предоставлении отпуска, с которым уже ознакомился работник, должен быть оперативно направлен в бухгалтерию. Предусмотрите срок передачи этого документа в бухгалтерию в графике документооборота – у бухгалтера должно остаться время на расчет отпускных и их своевременное перечисление на банковскую карту сотрудника.При получении документов для расчета отпускных ставьте отметку о времени их получения. Если документы вам передали с опозданием, и это приведет к задержке с выплатой отпускных, можно будет доказать, что бухгалтерия не виновата в нарушении прав сотрудника.
Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска работник должен получить отпускные. Причем отпускные можно выплатить досрочно. А вот задержку выплаты ревизоры обязательно отметят в акте проверки, а также могут оштрафовать (см. решение Бийского горсуда Алтайского края от 7 октября 2025 г. по делу № 2-2205/2025, решение Ленинского райсуда г. Костромы Костромской области от 22 сентября 2025 г. по делу № 12-285/2025). Чтобы избежать штрафов, направляйте платежные документы заранее. Учитывайте, что казначейство может исполнять заявку на кассовый расход несколько дней и еще какое-то время банк будет зачислять деньги на карту. А проверяющие обычно требуют, чтобы за 3 дня до начала отпуска деньги уже были зачислены на счет работника.Закон устанавливает необходимость выплаты отпускных за 3 дня до начала отпуска, но какие это дни – рабочие или календарные? Поскольку закон не дает ответа на это вопрос, специалисты говорят о необходимости выплаты отпускных за 3 календарных дня. То есть если работник уходит в отпуск с понедельника, отпускные ему должны выплатить в пятницу, а лучше – в четверг (это более безопасный вариант). По мнению Роструда, отпускные можно выплачивать и частями, главное, чтобы всю причитающуюся сумму работник получил за три дня до отпуска.Бывает, что работник требует отпустить его в отпуск вне графика – "завтра или послезавтра". В такой ситуации не получится выплатить ему отпускные в трехдневный срок, установленный ТК РФ. В настоящее время вопрос о том, имеется ли состав правонарушения в действиях работодателя, который удовлетворяет просьбу работника о предоставлении отпуска в течение ближайших к дате подачи заявления трех дней, и, соответственно, не может исполнить требование закона о своевременной выплате отпускных, является спорным.Заметим, что в этом году группа депутатов внесла в Госдуму проект нового ТК РФ, благодаря которому появилась было надежда на то, что вопрос будет наконец урегулирован: в норме, обязывающей работодателей оплачивать отпуск не позднее чем за три дня до его начала, предлагалось предусмотреть специальные условия выплаты отпускных в случае когда решение о предоставлении отпуска принято по заявлению работника, поданному менее чем за 3 дня до его начала. Однако законопроект был отклонен, а значит, у проверяющих остается формальное основание для оформления штрафа, и они его используют (см., например, решение Первомайского райсуда г. Пензы Пензенской области от 14 августа 2023 по делу № 12-211/2023). Обязательно напоминайте об этом руководителю, когда он рассматривает подобные просьбы сотрудников!
Учреждение не обязано выплачивать вместе с отпускными зарплату за отработанное ко дню отпуска время. Лучше выплачивать ее в общие сроки, которые установлены в вашей организации. Выплата работнику заработной платы ранее установленных сроков является нарушением трудового законодательства, за которое работодатель может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. Инспекторы Роструда уверены: выплата заработной платы раньше сроков, установленных трудовым или коллективным договором и / или правилами внутреннего трудового распорядка, нарушает нормы законодательства. Проверяющие также склонны рассматривать досрочную выплату зарплаты как нарушение, несмотря на то, что Минтруд неоднократно указывал на законность досрочной выплаты зарплаты. Судебная практика по данному вопросу также противоречива.