Как оформить и какой датой отразить результаты инвентаризации
Любая инвентаризация начинается с оформления Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439). И далее по цепочке оформляются остальные документы этого контрольного мероприятия – соответствующие инвентаризационные описи / сличительные ведомости, подписанные ответственными лицами расписки к ним, а по завершении всех процедур – акты о результатах инвентаризации.
Итоги проведенной инвентаризации "налички" в кассе оформляются Актом о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Во всех остальных случаях итоговым документом, в котором обобщаются результаты проведенной комиссией инвентаризации, является Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463).
При оформлении итогов проведения инвентаризации есть три важных момента, на которые следует обратить внимание.
Сколько Актов (ф. 0510463) следует оформить по итогам инвентаризации?Исходя из Методуказаний можно сформулировать следующее правило: в одном Акте о результатах инвентаризации (ф. 0510463) обобщаются итоги инвентаризации, проведенной одной инвентаризационной комиссией по одному Решению о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и по состоянию на одну дату. А значит, на основании одного Решения (ф. 0510439) может быть составлено несколько Актов (ф. 0510463), все зависит от количества инвентаризационных комиссий и дат, по состоянию на которые проводится инвентаризация объектов согласно Решению (ф. 0510463). Например, если в одном Решении (ф. 0510439) для объектов инвентаризации, проверяемых одной комиссией, предусмотрены разные даты, по состоянию на которые проводится инвентаризация, формируются отдельные Акты (ф. 0510463) по итогам окончания инвентаризации по всем группам объектов, проведенной по состоянию на одну дату.
Кстати, количество принимаемых Решений о проведении инвентаризации (ф. 0510439) не ограничено. Например, для проведения инвентаризации в целях подтверждения достоверности годовой отчетности можно сформировать как одно, так и несколько Решений (ф. 0510439).
На какую дату формируется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0510463)?Акт (ф. 0510463) оформляется не позднее дня, следующего за днем окончания инвентаризации по всем группам объектов, проведенной одной инвентаризационной комиссией по одному Решению (ф. 0510439) и по состоянию на одну дату. В случае если следующий день после завершения инвентаризации выпадает на выходной, Акт (ф. 0510463) формируется не позднее рабочего дня, следующего за днем окончания инвентаризации.
Следует отметить, что формирование/оформление документа и его подписание ответственными лицами, а также утверждение документа руководителем – понятия не тождественные. Дата, на которую нужно сформировать / оформить Акт (ф. 0510463), определена Методуказаниями. Дата составления документа указывается в заголовочной части в целях его идентификации. Но дата подписания документа ответственными лицами (срок), а также срок его утверждения руководителем не регламентированы Приказом № 61н. Фактически подписать документ уполномоченные лица могут и в другой день после его формирования / оформления. С учетом общих требований о составлении первичных учетных документов комиссия должна подписать документ в кратчайшие после его формирования сроки согласно положениям графика документооборота.
Важное значение имеет дата утверждения Акта (ф. 0510463) руководителем. Хоть на основании утвержденного Акта (ф. 0510463) в бюджетном/бухгалтерском учете и не формируются бухгалтерские записи, по факту утверждения Акта (ф. 0510463) руководителем не позднее рабочего дня, следующего за днем его утверждения, осуществляется формирование соответствующих первичных учетных документов, являющихся основанием для отражения в учете результатов инвентаризации. Соответственно, утвердить Акт (ф. 0510463) необходимо в разумные сроки, принимая во внимание, что еще предстоит составить на его основе документы для отражения результатов инвентаризации в учете и в отчетности. При этом отразить в учете "первичку", оформленную по итогам инвентаризации, необходимо с соблюдением определенных законодательством сроков.
Какой датой отражать результаты инвентаризации в учете?Для ответа на данный вопрос нужно проверить основание проведения инвентаризации, которое указано в заголовочной части Решения (ф. 0510439).
По общему правилу результаты инвентаризации, проведенной в течение года, отражаются в учете и отчетности того отчетного периода, в котором была закончена инвентаризация, с учетом еще одного требования: результаты должны быть отражены в отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Соблюсти одновременно два указанных условия возможно, если дата окончания проведения инвентаризации приходится на тот же отчетный период, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация. Если же указанные даты приходятся на разные отчетные периоды, отразить ее результаты можно в том отчетном периоде, в котором инвентаризация завершена.
При этом даты составления, подписания и утверждения соответствующих первичных учетных документов, сформированных при выявлении отклонений по итогам инвентаризации после утверждения Акта о результатах инвентаризации, значения не имеют. Как мы уже сказали, такие документы должны быть составлены и подписаны в разумный срок для своевременного отражения результатов инвентаризации в учете.
Вместе с тем из общего правила есть исключения, о которых нельзя забывать.
Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением годовой отчетности, отражаются в годовой отчетности последним календарным днем отчетного финансового года. Однако не будет рассматриваться как нарушение, если отразить результаты годовой инвентаризации в том числе и иной датой до наступления 31 декабря, главное, чтобы результаты были отражены в отчетном финансовом году. Поскольку не для всех объектов инвентаризации обязательно проводить ее по состоянию на годовую отчетную дату, результаты годовой инвентаризации могут быть оформлены и отражены в бухгалтерском / бюджетном учете в период с октября по декабрь отчетного года. Результаты инвентаризации, проведенной перед составлением квартальной отчетности, отражаются последним календарным днем отчетного периода, за который формируется отчетность, в целях обеспечения достоверности данных которой проводилась инвентаризация. В п. 26 Общих требований к инвентаризации речь идет не только о годовой инвентаризации. Если по решению учреждения проводится инвентаризация на квартальную отчетную дату в целях подтверждения достоверности квартальной отчетности, то ее результаты в части выявленных отклонений также следует отражать последним днем отчетного периода: первого квартала, полугодия, 9 месяцев. Результаты инвентаризации реорганизуемого (упраздняемого, ликвидируемого) субъекта учета отражаются в отчетности, представляемой на дату его реорганизации / ликвидации, упразднения государственного органа / органа местного самоуправления.